Cargo é um pacote de permissões que a pessoa recebe em cada equipe da qual participa. A soma das permissões de todos os cargos dela define o que ela vê e faz no Codewo. Você cria e edita cargos em Configurações → Equipes & Membros → Cargos e Permissões.
O que é
Um cargo funciona como uma ficha de função. Em vez de marcar permissão por permissão para cada pessoa, você monta um cargo (Gerente, Supervisor de Vendas, Financeiro) com as permissões certas e aplica esse cargo a quem precisa.
O cargo é dado sempre no par pessoa × equipe. A Maria pode ser Gerente na equipe Vendas e Agente na equipe Suporte ao mesmo tempo. O resultado é a união dos dois: ela tem tudo o que o Gerente tem mais tudo o que o Agente tem.
Como funciona
- Os cargos são da sua empresa. Toda conta nasce com 5 cargos prontos, que você pode ajustar, e você cria os seus.
- O cargo é dado por equipe, em três lugares: no convite (Equipes & Cargo), em Membros, menu da pessoa, Gerenciar Equipes, e em Equipes, menu da equipe, Gerenciar Membros.
- Não existe permissão individual. Para dar a uma pessoa algo que o cargo dela não tem, mude a pessoa de cargo ou crie um cargo novo.
- Alcance: todos, do time ou próprios. Contatos, negócios, orçamentos, pedidos, agenda e arquivos têm permissões de alcance, como "Ver todos os contatos", "Ver contatos do time" e "Ver contatos próprios". A Caixa de Entrada tem só "Ver todas conversas" e "Ver conversas do time". Quando há mais de uma, vale a maior.
- Quando a mudança vale. Ao salvar um cargo, a regra nova vale em segundos para todos que têm esse cargo, na próxima tela que abrirem, sem sair e entrar de novo. Trocar o cargo de uma pessoa no seletor de Equipes → Gerenciar Membros também vale em segundos. Já a troca feita pela tela de Membros (Gerenciar Equipes), e incluir ou tirar alguém de uma equipe em Gerenciar Membros, podem levar até uma hora para valer em todas as telas: o menu já muda, mas algumas ações ainda seguem a regra antiga.
- O cargo vale pelo que concede, não pelo nome. Você só edita, exclui ou restaura um cargo cujas permissões cabem nas suas. Um cargo com alguma permissão que você não tem aparece com um cadeado e o motivo "Este cargo concede permissões que você não tem". Um "Diretor" criado com tudo marcado fica no topo, seja qual for o nome.
- Sem permissão, o botão some. Quem não pode fazer uma ação não vê o botão dela.
A tela de cargos
Em Configurações → Equipes & Membros → Cargos e Permissões você vê cada cargo com as colunas Permissões Principais, Permissões, Equipes e Membros.
- Novo Cargo abre o editor: Nome do Cargo, Descrição (opcional) e Permissões.
- No menu da linha: Editar e Excluir.
- A chave Mostrar deletados mostra os cargos excluídos, com a opção Restaurar.
No editor, as permissões ficam em duas abas, Aplicação e Configurações. Cada categoria abre uma lista, e a caixa ao lado do nome marca a categoria inteira. No rodapé há o contador de selecionadas e os botões Selecionar Tudo e Limpar Tudo.
Categorias de permissões
Aba Aplicação, o que a pessoa usa no dia a dia:
| Categoria | O que controla |
|---|---|
| Dashboards | Ver os painéis, montar os próprios, publicar para um cargo ou equipe, cuidar dos modelos da empresa |
| Caixa de Entrada | Ver conversas (todas ou do time), criar, atribuir e excluir. Também Ver conversas de todos os canais, Atender chamadas, Ouvir gravações de chamadas e Configurar chamadas |
| Contatos | Ver (todos, do time ou próprios), criar, editar, excluir e gerenciar a carteira (a própria, a da equipe ou todas) |
| Catálogo | Ver o catálogo, criar, editar e arquivar produtos |
| Negócios | Ver (todos, do time ou próprios), criar, editar e mover, excluir e Configurar funis e etapas |
| Pedidos | Ver (todos, do time ou próprios), registrar vendas, editar e cancelar pedidos |
| Orçamentos | Ver (todos, do time ou próprios), criar, editar e excluir |
| Workspaces | Ver, criar, editar e excluir |
| Agenda | Ver eventos (todos, do time ou próprios), criar, editar e excluir |
| Automações | Ver, criar, editar e excluir |
| Transmissões | Ver, criar, editar, enviar ou agendar e excluir |
| Arquivos | Ver (todos, do time ou próprios), enviar, editar e excluir |
| Relatórios | Ver relatórios, SLA por agente, SLA por equipe e exportar |
Aba Configurações, a gestão da empresa: Equipes & Membros (ver, criar, editar e excluir usuários, cargos e equipes), Organização, Configurações da Caixa de Entrada, Canais, Inteligência Artificial, Integrações, Etiquetas, Templates, Agenda, Campos personalizados e Plano & Pagamentos (ver o faturamento e gerenciar o faturamento). A categoria Configurações (legado) traz duas permissões que valem para todas as seções de uma vez.
Os 5 cargos padrão
| Cargo | Para quem | O que vem marcado |
|---|---|---|
| Super Administrador | Dono da conta | Todas as permissões, inclusive plano e pagamento |
| Administrador | Quem administra a operação | Toda a operação, membros, equipes e cargos, funis e etapas, transmissões e a edição das configurações. Vê o Faturamento, mas não altera plano nem pagamento |
| Gerente | Quem coordena a equipe | Vê todas as conversas, contatos, negócios, agenda e arquivos. Atribui e exclui conversas, transfere a carteira de qualquer pessoa, cria e edita orçamentos, pedidos, produtos e automações, vê transmissões, relatórios de SLA, membros e equipes (não vê Cargos) e as seções de configuração, sem Faturamento. Edita só Campos personalizados |
| Agente | Quem atende | Contatos, negócios, agenda e arquivos da equipe dele e os próprios. Na Caixa de Entrada, as conversas atribuídas a ele ou à equipe dele e as que ele acompanha como colaborador. Cria e move negociações e pega cliente sem dono para a própria carteira. Vê orçamentos, pedidos e o catálogo |
| Visualizador | Quem só consulta | Vê sem alterar: todas as conversas, contatos, negócios, agenda, arquivos, orçamentos, pedidos, catálogo e relatórios |
Três detalhes dos cargos padrão:
- Orçamentos e pedidos: nos cargos abaixo do Super Administrador, a permissão de ver vem sem nenhuma permissão de alcance ao lado, então o Agente e o Visualizador veem todos os orçamentos e pedidos. Para limitar, veja a pegadinha do alcance abaixo.
- Ligações e canais exclusivos: em conta nova, só o Super Administrador vem com Atender chamadas, Ouvir gravações de chamadas, Configurar chamadas e Ver conversas de todos os canais. Marque essas permissões nos cargos que precisam delas.
- Botões de salvar em configurações: em várias telas de configuração (Canais, Etiquetas, Templates, Horário de Atendimento, Dados da Empresa, Segurança e as da Caixa de Entrada), os botões de salvar e de criar hoje aparecem só para quem tem Editar configuracoes, da categoria Configurações (legado). Em conta nova, só o Super Administrador vem com ela. Se o Administrador não vir esses botões, marque essa permissão no cargo dele: ela não dá ao Administrador nada além das seções de configuração que ele já edita.
Exemplo: criando um cargo de Supervisor de Vendas
Cenário: você quer que o Pedro veja todas as conversas e os relatórios de SLA, mas não mexa em equipes, cargos, plano nem pagamento.
- Em Configurações → Equipes & Membros → Cargos e Permissões, clique em Novo Cargo.
- Em Nome do Cargo, escreva "Supervisor de Vendas". Na descrição, "Acompanha o time comercial".
- Na aba Aplicação, marque:
- Caixa de Entrada: Ver caixa de entrada, Ver todas conversas e Atribuir conversas;
- Contatos: Ver contatos, Ver todos os contatos e Editar contatos;
- Negócios: Ver negócios, Ver todos os negócios e Editar e mover negócios;
- Relatórios: Ver relatórios, Ver SLA por agente, Ver SLA por equipe e Exportar relatórios;
- Dashboards: Ver dashboards.
- Na aba Configurações, deixe Equipes & Membros e Plano & Pagamentos sem marcar.
- Clique em Criar Cargo.
- Em Configurações → Equipes & Membros → Equipes, abra o menu da equipe Vendas e clique em Gerenciar Membros. No seletor de cargo ao lado do Pedro, escolha Supervisor de Vendas. A troca é salva na hora e vale na próxima tela que o Pedro abrir. Se ele ainda não está na equipe, clique nele em Usuários Disponíveis antes: ele entra com o último cargo da lista em ordem alfabética, e aí você troca no seletor.
Pegadinhas comuns
- A soma não olha a equipe. Quem é Gerente numa equipe e Agente em outra enxerga como Gerente nas duas. Para restringir de verdade, ajuste o cargo mais amplo.
- Marcar só "Ver" libera tudo. Um cargo com Ver pedidos e nenhuma permissão de alcance vê todos os pedidos. Para limitar, marque também Ver pedidos próprios ou Ver pedidos do time. Vale o mesmo para contatos, negócios, orçamentos, agenda e arquivos. Na Caixa de Entrada, Ver caixa de entrada sozinha mostra todas as conversas, e Ver conversas do time limita ao que está atribuído à pessoa ou às equipes dela e ao que ela acompanha como colaboradora.
- Com "Ver conversas do time", conversa sem responsável não aparece. Para o Agente, o balde Não atribuídas fica vazio. Quem tira conversa da fila é a distribuição automática ou alguém com Ver todas conversas e Atribuir conversas, como o Gerente.
- Cargo em uso não pode ser excluído. A opção Excluir não aparece, e o cadeado explica: "Este cargo está em uso por alguém da equipe". Mova as pessoas para outro cargo antes.
- O último cargo que administra a conta não pode ser excluído. Se ele é o único que permite gerenciar cargos e usuários, o cadeado explica o motivo e a opção Excluir não aparece.
- Cuidado com o cargo que administra a conta. Se só um cargo tem as permissões de editar cargos e de editar usuários (em Equipes & Membros), não as desmarque ao editar esse cargo. A empresa ficaria sem ninguém capaz de devolver acessos, porque as telas que fariam isso exigem justamente essas permissões, e o editor de cargos não confere isso por você. A tela de Membros confere: ao desativar, excluir ou mudar o cargo de alguém por lá, o Codewo recusa a mudança que deixaria a empresa sem essas permissões.
- Recriar um cargo excluído. Se você cria um cargo com o mesmo nome de um que está na lixeira, o editor oferece Restaurar esse cargo (volta com as permissões que tinha) ou Criar um novo mesmo assim.
- O nome do cargo pode chegar ao cliente. Em Configurações → Caixa de Entrada → Geral, no cartão Assinaturas nas Mensagens, um dos formatos junta o nome e o cargo (como "Ana | Gerente") e mostra na mensagem o cargo da equipe principal da pessoa. Dê aos cargos nomes que você aceita mostrar.
Boas práticas
- Crie cargos por função ("Supervisor de SAC"), não por pessoa ("Cargo do João").
- Comece com o mínimo e amplie quando precisar. Dar permissão depois é mais fácil do que tirar.
- Deixe o Super Administrador com poucas pessoas, de preferência 1 ou 2.
- Mantenha pelo menos duas pessoas com permissão de editar cargos e usuários.
- Revise os cargos a cada trimestre. A operação muda, e o cargo precisa acompanhar.